79 - NIORT Afficher la localisation
publiée le 03/03/24 Offre n° 2511729
[28220] ADAPEI 79 - IME Niort Sous l'autorité de la direction adjointe de pôle, vous réaliserez les tâches administratives et comptables de l'IME-SESSAD-PCPE de Niort. - Vous assurez l'accueil physique et téléphonique, vous orientez les personnes et assurez la transmission des informations ; - Vous êtes le relais et l'interface avec les partenaires internes et externes ; - Vous assurez le traitement du courrier (ouverture, suivi, diffusion...) ; - Vous facilitez la circulation de l'information et en assurez la diffusion auprès des professionnels, des différents services, des familles et des partenaires ; - Lorsque des réservations de salle sont effectuées, vous réalisez l'installation de la salle si besoin avec le matériel nécessaire, l'accueil avec eau, café... commande de repas si nécessaire... ; - Vous gérez et tenez à jour les dossiers administratifs informatique et papier des personnes accompagnées ; - Vous organisez l'archivage et le mettez en œuvre ; - Avec l'appui de logiciels informatiques vous saisissez les présences et facturation résidents, vous assurez le lien avec les services supports et les partenaires ; - Vous assurez avec régularité et fiabilité la gestion et le suivi des dossiers sous votre responsabilité ; - Vous rédigez et saisissez des documents attendus, type compte rendu de réunions, note d'information, courriers...dans le respect des règles ou supports existants ; - Vous êtes force de proposition pour créer des outils et supports permettant d'améliorer l'organisation, le suivi et la gestion de l'information (tableaux Excel, procédures, modes-opératoires...) ; - Vous assurez le suivi des dossiers RH ; - Vous saisissez les déclarations d'accidents de travail via le logiciel Bluekango ; - Vous assurez la ventilation des factures après rapprochement avec bons, devis... ; - Vous rédigez les courriers de relance en cas d'impayés dans le respect de la procédure établie ; - Vous effectuez le suivi budgétaire et alertez votre responsable en cas de dépassements des budgets alloués ; - Vous assurez le suivi et la saisie des tableaux de bord et enquêtes diverses ; - Vous réalisez des reporting et états statistiques en lien avec l'activité ; - Vous préparez les dossiers administratifs utiles à la rédaction de rapports d'activités, de plan de formation, de budgets prévisionnels... ; - Vous tenez à jour les sources documentaires de fonctionnement ; - Vous assurez la continuité de service en cas d'absence de collègues ; - Vous partagez votre savoir- faire ; - Vous rendez compte régulièrement à votre responsable hiérarchique. Culture associative : - Bonne ambiance de travail - Association engagée dans une démarche de Qualité de Vie au Travail - Mobilité interne facilitée - Accompagnement proposé à la prise de poste : plan d'intégration, formations régulières Description du profil recherché: - connaissance du secteur médico-social et du handicap souhaitée - notions de comptabilité - bonne maitrise de l'outil informatique, logiciel, bureautique... - capacité organisationnelle, gestion du temps et des priorités, vous êtes rigoureux et méthodique - bonne capacité rédactionnelle - capacité à travailler en autonomie et être force de proposition - savoir-être attendu : accueillir, être à l'écoute, discrétion, confidentialité, esprit d'équipe et de solidarité Horaires : Horaires normaux Période de la journée : Jour
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