Secrétaire administratif / administrative (H/F)

79 - NIORT Afficher la localisation

publiée le 30/04/25 Offre n° 191WGPG

Vos missions :
1- ASSURER L'ACCUEIL
. Réception et orientation des appels téléphoniques avec amabilité et disponibilité
. Prise de notes et transmission des messages
. Vérification des réceptions de mails et orientation vers les personnes concernées
. Réception et orientation du public

2- ASSURER LE SECRETARIAT GENERAL
. Rédaction des projets de réponse aux courriers
. Traitement de certains problèmes courants
. Organisation et suivi des envois en nombre
. Traitement et dispatching du courrier entrant
. Enregistrement du courrier sortant
. Classe et archive les dossiers administratifs et du personnel
. Gestion prévisionnelle des fournitures de bureau
. Relevés kilométriques mensuels des véhicules
. Préparation, édition, mise à jour des documents institutionnels (Livret d'accueil, règlements, plaquettes, tableaux de bord
. Recherche de nouvelles procédures visant une amélioration des missions confiées
. Prise de notes lors de certaines réunions, sous couvert du directeur

3- ASSURER LE SECRETARIAT RELATIF AUX DOSSIERS DES USAGERS
. Enregistre le courrier au départ et à l'arrivée
. Frappe de courrier et de documents
. Tenue et relance des échéances relatives à la prise en charge des usagers
. Tenue des dossiers des usagers
. Suivi des présences absences des usagers
. Préparation des rapports d'activités sous couvert des chefs de services
. Gestion et mise à jour du DIU (Dossier Individuel de l'Usager)

4- GESTION DES DOSSIERS DES RESSOURCES HUMAINES
. Préparation des documents relatifs aux embauches
. Liens avec les organismes sociaux (direction du travail, retraites, mutuelle, médecin du travail, prévoyance etc .)
. Saisie des absences des salariés en lien avec la comptable (congés, arrêts, repos)
. Gestion du dossier administratif des salariés en lien avec la comptable
. Saisie administrative d'Octime (logiciel de planning)

5- PREPARER ET ORGANISER LES REUNIONS A LA DEMANDE DE LA DIRECTION (instances représentatives, assemblées internes)
. Logistique, réservation de salle, information aux salariés
. Conception, diffusion et invitation des intervenants / participants
. Saisie et diffusion des comptes rendus de réunion, sous couvert du directeur ou du chef de service

CDD remplacement arrêt maladie à pourvoir de suite et jusqu'au 2/6/25.

Profil souhaité

Expérience

2 An(s)

Savoirs et savoir-faire

• CEGI DIU (souhaité)
• logiciel OCTIME (souhaité)

Qualités professionnelles

• Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
• Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
• S'adapter aux changements : Capacité à s'adapter à des situations variées, à réagir à l'imprévu, gérer l'incertitude pour s'ajuster à des organisations, des collectifs de travail, des habitudes, des valeurs propres à l'entreprise.

Secteur d'activité

Hébergement social pour enfants en difficultés

Contrat

Type de contrat :

CDD - 3 Mois

Durée horaire hebdomadaire:

35H Autre

Salaire:

Mensuel de 1900.00 Euros à 2200.00 Euros sur 12 mois

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