Niort Agglo agit pour l'emploi

Assistant administratif / Assistante administrative

79 - NIORT Afficher la localisation

publiée le 08/06/22 Offre n° 134ZLSZ

Vous exercerez vos missions au côté de l'assistante de la Directrice Générale et de la secrétaire assistante du pôle Insertion et Handicap. Vous préparez le BTS support à l'action managériale.

* MISSIONS Pour la Direction Générale :
En complément de l'assistante de direction, vous aurez notamment pour mission de réaliser des tâches administratives sur les activités suivantes :
- Secrétariat, assistanat : Accueil téléphonique, filtrage et orientation des appels, prise de messages, de rendez-vous et organisation de réunions,
- Rédaction de courriers, comptes rendus, supports de présentation (PowerPoint)
- Relecture et correction de documents (rapports d activité, réponses aux appels à projets, demandes de subvention, divers courriers, notes, PV et rapports)
- Déplacements et logistique : Gestion des déplacements (organisation de voyages, réservation d'hôtels, gestion
des frais de déplacements)
- Logistique liée aux réunions (réservation de salles, gestion des inscriptions, de l'émargement, installation)
- Participation aux événements de l'UDAF : aide à l'événementiel en lien avec le service Institution, commandes traiteur pour certaines manifestations.

Pour le pôle Insertion et Handicap :
En complément de la secrétaire assistante de pôle, vous aurez pour mission d'organiser le suivi administratif de différents services.
Cela représente notamment les activités suivantes :
- Accueil téléphonique
- Enregistrer des documents sur informatique
- Classer tous types de documents et les intégrer aux dossiers informatique et papiers
- Trier et archiver des dossiers
- Préparation et suivi de différents dossiers, contrats, devis
- Utilisation des différents logiciels « métier »
- Appui/renfort sur les tâches quotidiennes de tous les services du pôle.

COMPETENCES REQUISES ET ACTIVITES :
- Capacités d'initiative, force de proposition
- Bon relationnel et souplesse
- Capacité d'adaptation aux besoins des différents professionnels
- Capacité de rédaction
- Bonne connaissance des outils de bureautique
- Confidentialité, discrétion
- Sens de l'organisation

Forclusion des candidatures le 24/6/22 pour prise de poste en septembre 2022.
LA LETTRE DE MOTIVATION EST INDISPENSABLE.

Profil souhaité

Expérience

Débutant accepté

Savoirs et savoir-faire

  • Outils bureautiques (souhaité)
  • Utilisation d'outils collaboratifs (planning partagé, web conférence, réseau social d'entreprise, ...) (souhaité)
  • Accueillir une clientèle (souhaité)
  • Organiser des déplacements professionnels (souhaité)
  • Planifier des rendez-vous (souhaité)
  • Réaliser la gestion administrative du courrier (souhaité)
  • Classer les documents, informations et fonds documentaires d'une activité (souhaité)
  • Saisir des documents numériques (souhaité)

Qualités professionnelles

  • Réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance. Exemple : faire preuve de dynamisme, vivacité, énergie, comprendre vite
  • Travail en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise en confiance et en transparence pour réaliser les objectifs fixés. Exemple : aider ses collègues, savoir demander de l'aide
  • Sens de l'organisation : Capacité à planifier, à prioriser, à anticiper des actions en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser. Exemple : planifier, ordonner ses actions par priorité

Secteur d'activité

Action sociale sans hébergement n.c.a.

Entreprise

UDAF

Contact :
Pôle Emploi NIORT GARENNE
36 RUE THOMAS PORTAU CS 38860
79028 NIORT
Pour postuler, utiliser le lien suivant : https://candidat.pole-emploi.fr/offres/recherche/detail/134ZLSZ

Contrat

Type de contrat :
Contrat à durée déterminée - 24 Mois
Durée horaire hebdomadaire:
35H Horaires normaux
Salaire:
- % en fonction age - Autre

Postuler en ligne